Mejorar la productividad al revisar tus e-mails siempre resultará una buena idea. Ser capaz de mandar buenos correos electrónicos con una gran velocidad, siempre ayudará a mejorar las metas de tu empresa y a generar mayores ingresos. Pero debes pensar en qué significa realmente la productividad al revisar tus e-mails ¿Pasar menor cantidad de tiempo mirando tu bandeja de entrada? ¿Poder mandar varios e-mails de forma simultánea? A continuación te damos una ayuda.
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Estos son algunos de los mejores tips para mejorar la productividad con tus e-mails
Mejorar la productividad al revisar tus e-mails no solamente te generará mayor ahorro de tiempo, sino mejores ingresos. Además, los tiempos de respuesta serán más rápidos y generarás una fama entre tus clientes. Estarás libre para hacer otras tareas importantes y también podrás generar nuevas ideas para innovar en lo que estés haciendo. Entre los tips que debes tomar en cuenta, están:
Practicar una buena ética al enviar los e-mails: es importante que tomes en cuenta las características que debe tener un buen e-mail, para que las tengas presentes a la hora de enviar varios al mismo tiempo. Trata de que estos no sean aburridos de leer ni tengan demasiada información. Además, trata de ser cortés y político, colocando un mensaje sintetizado y un llamado a la acción claro. Entre las características que debe tener un buen e-mail están:
- Utilizar párrafos cortos, incluso cuando tienes mucho que decir.
- Personalizar tus e-mails, lo cual ha demostrado una mayor eficacia a la hora de que tus usuarios abran el correo. Trata de que no se vea como un e-mail estrictamente genérico.
- Mantén el e-mail corto y no coloques demasiada información. Si puedes decir algo en solo una palabra, en lugar de cinco, entonces hazlo. Trata de que no pase de más de 100 palabras.
- Ofrece algo de valor, incluso cuando lo que estás buscando es que tu receptor te de algo. Trata de hacer que el e-mail ofrezca un trato benéfico mutuo.
Utiliza plantillas para las respuestas automáticas
Otra de las formas de tener mayor productividad al revisar tus e-mails es tener plantillas de respuesta. Esto te ahorrará tiempo y no permitirá que tengas que escribir el mismo correo una y otra vez. Es importante crear una plantilla de calidad, que pueda tener varias respuestas en función de los distintos escenarios que se pueden presentar. Existen varios plug-ins que puedes instalar en tu página para esto.
Organiza un tiempo exclusivo para tus e-mails
Al igual que como sucede con todos los demás elementos que tengas que acatar, es importante que coloques unas horas específicas para trabajar en la respuesta de e-mails. De esta manera, no estarás constantemente distraído ni perderás tu día en esta actividad. Trata de que no pase de las tres horas, y que sea preferiblemente en una. Coloca una alarma o una notificación en el calendario. El resto del tiempo, no debes mirar las novedades en tu bandeja de entrada y dedicarlo a las otras actividades que tu empresa necesita.
Utiliza herramientas específicas para la productividad de tus e-mails
Existen herramientas específicas que te ayudarán en la productividad al revisar tus e-mails. Por ejemplo, existe Mailshake, una plataforma que te ayudará a vender con mayor eficacia y personalización lo que necesitas a través del teléfono, correo electrónico o redes sociales. También existen otros softwares inteligencias que te permitirán conseguir las direcciones de correo electrónico que necesitas en tiempo récord.
Cancela la suscripción a tus e-mails innecesarios
Es importante que canceles las suscripciones a los e-mails que son innecesarios, puesto que esto lo que hacen es distraerte y quitarte productividad al revisar tus e-mails. Trata de que lo que llegue a tu bandeja de correo electrónico, sea lo que realmente te interesa.
